Help Center/Chat AI

Come configurare la raccolta contatti (lead capture)

Cos’è la raccolta contatti

L’assistente AI raccoglie i recapiti mentre parla con la persona: chiede il nome, il numero di telefono e l’email nel momento della conversazione in cui hanno senso, e te li consegna già ordinati nella dashboard. Nessun form freddo all’ingresso, nessuna scheda da compilare prima di poter fare una domanda.

Quando un contatto diventa un lead utilizzabile

Perché un contatto sia davvero utilizzabile servono due cose: il nome e il numero di telefono. Sono il minimo con cui una persona del tuo team può richiamare sapendo chi sta chiamando, ed è il criterio con cui il contatto viene segnato come lead in dashboard, sul foglio Google e nella notifica che ricevi.

L’email l’assistente la chiede se l’hai spuntata fra i dati da raccogliere, ed è il recapito con cui poi si lavora il contatto: ci mandi il preventivo, il riepilogo, il link all’appuntamento. Se non la spunti l’assistente non la insegue: la prende volentieri se la persona la offre e va avanti lo stesso. E in ogni caso da sola non basta a fare un lead utilizzabile: quando il momento di richiamare arriva, un indirizzo email senza numero di telefono lascia il tuo team fermo.

Anche il nome conta, e non è burocrazia. Un recapito senza nome, soprattutto al telefono, capita quando l’assistente ha frainteso: una frase detta a una persona vicina al chiamante, presa per una richiesta di essere ricontattati, e un contatto che nessuno voleva lasciare. Il nome è la guardia che tiene fuori questi casi, quindi i segnaposto non valgono: "cliente", "anonimo", "non specificato" non sono nomi e non fanno scattare nulla.

Dove il numero lo chiede l’assistente e dove no

  • Telefono e WhatsApp: il numero lo porta il canale stesso, è quello da cui arriva la chiamata o quello verificato del mittente WhatsApp. L’assistente non lo chiede, il recapito ce l’ha già. L’unica eccezione è chi chiama con il numero nascosto: lì il canale non porta nulla, e l’assistente chiede alla persona di dettare un recapito — se lo detta, vale esattamente come il numero da cui chiama.
  • Chat del sito ed email: il numero lo scrive la persona, quindi lì l’assistente lo chiede. È l’unico dato che deve chiedere per forza.

    • Al telefono serve una condizione in più: che il chiamante chieda davvero di essere ricontattato o di parlare con qualcuno del team. Senza, ogni squillo diventerebbe un contatto da lavorare, perché il numero al telefono ce l’hai sempre. Chi chiede un orario, un prezzo o un confronto sta ancora guardandosi intorno: è una conversazione, e la trovi comunque in dashboard, ma non è un contatto da richiamare.

    Il contatto viene registrato appena nome e telefono ci sono, senza aspettare la fine della conversazione: se poi la persona corregge un dato, o ne aggiunge uno, la scheda si aggiorna con l’ultima versione.

    Configurazione

  • Vai su **Comportamento**: la sezione **Dati da raccogliere** c’è su ogni scopo dell’assistente. Quello che cambia con lo scopo non è se i dati esistono, ma come vengono chiesti: con lo scopo **Raccolta Contatti** l’assistente li chiede attivamente durante la conversazione, con gli altri scopi li chiede quando la persona vuole essere ricontattata o prenotare un appuntamento.
  • Spunta i dati che vuoi far raccogliere: nome, email, telefono, azienda, messaggio. Tieni sempre spuntati **nome e telefono**: sono i due che rendono il contatto un lead utilizzabile.
  • Gli stessi campi sono anche quelli che servono per fissare un appuntamento: il **nome** è sempre necessario, anche se non è spuntato, e gli altri che hai spuntato diventano obbligatori per prenotare. Su WhatsApp e al telefono il numero lo porta già il canale, quindi lì l’assistente non lo chiede.
  • I contatti li trovi nella dashboard, in **Conversazioni**, e se hai collegato Google Sheets vengono sincronizzati in tempo reale sul tuo foglio.
  • Per ogni nuovo contatto ricevi una notifica email all’indirizzo del tuo account TrueReply, con nome, recapiti e riassunto della conversazione. Fa eccezione il contatto che nasce da un appuntamento fissato in conversazione: lì la notifica non parte, perché l’appuntamento compare direttamente sul tuo Google Calendar e lo vedi da lì. L’invito via email alla persona è un’altra cosa e parte solo se l’email l’hai fra i dati da raccogliere e la persona l’ha lasciata: senza indirizzo, Google non ha nessuno a cui scrivere, e l’assistente lo sa e non promette un’email di conferma che non arriverebbe.

    • Personalizzazione del comportamento

    L’assistente chiede i contatti in modo naturale, nel corso della conversazione. Puoi personalizzare le istruzioni libere per guidare il momento della richiesta (es. "chiedi i contatti solo quando l’utente mostra interesse all’acquisto").

    Webhook verso CRM e sistemi esterni

    Per inviare i lead direttamente al tuo CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, ecc.) puoi usare i webhook in uscita firmati HMAC-SHA256 e l’estrazione di variabili strutturate dalla conversazione: sono inclusi in tutte le linee (CHAT, VOICE). In alternativa l’export resta sempre disponibile via Google Sheets o email. Per CRM proprietari o integrazioni più profonde costruiamo la connessione su misura.

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