Come configurare la raccolta contatti

Cos’è la raccolta contatti

L’assistente AI raccoglie i recapiti mentre parla con la persona: chiede il nome, il numero di telefono e gli altri dati che scegli, come l’email, nel momento della conversazione in cui hanno senso, e te li consegna già ordinati nella dashboard. Nessun form freddo all’ingresso, nessuna scheda da compilare prima di poter fare una domanda.

Quando un contatto diventa un lead utilizzabile

Perché un contatto sia davvero utilizzabile servono due cose: il nome e il numero di telefono. Sono il minimo con cui una persona del tuo team può richiamare sapendo chi sta chiamando, ed è il criterio con cui il contatto viene segnato come lead in dashboard, sul foglio Google e nella notifica che ricevi.

L’email l’assistente la chiede se l’hai spuntata fra i dati da raccogliere, ed è il recapito con cui poi si lavora il contatto: ci mandi il preventivo, il riepilogo, il link all’appuntamento. Se non la spunti l’assistente non la insegue: la prende volentieri se la persona la offre e va avanti lo stesso. Vale con ogni scopo, anche con Raccolta Contatti. E in ogni caso da sola non basta a fare un lead utilizzabile: quando il momento di richiamare arriva, un indirizzo email senza numero di telefono lascia il tuo team fermo. Sulla casella email collegata l’indirizzo di chi scrive lo porta il canale stesso, quando il mittente è verificato: lì l’assistente non lo chiede, nemmeno se l’hai spuntato, e il contatto lo riceve da sé.

Anche il nome conta, e non è burocrazia. Un recapito senza nome, soprattutto al telefono, capita quando l’assistente ha frainteso: una frase detta a una persona vicina al chiamante, presa per una richiesta di essere ricontattati, e un contatto che nessuno voleva lasciare. Il nome è la guardia che tiene fuori questi casi, quindi i segnaposto non valgono: "cliente", "anonimo", "non specificato" non sono nomi e non fanno scattare nulla.

Dove il numero lo chiede l’assistente e dove no

• Telefono: il numero lo porta la chiamata e l’assistente lo usa direttamente: se hai spuntato il telefono fra i dati da raccogliere, a chi chiede di essere ricontattato chiede solo la conferma di usare quel numero. Le eccezioni sono due: chi chiama con il numero nascosto, perché lì il canale non porta nulla, e chi chiede di essere richiamato su un altro numero. In entrambi i casi l’assistente si fa dettare il recapito cifra per cifra e lo rilegge, e il numero dettato vale esattamente come quello da cui si chiama.
• WhatsApp: quando il canale fornisce il numero del mittente, l’assistente lo usa direttamente, con la stessa conferma a chi chiede di essere ricontattato se hai spuntato il telefono. Se la persona scrive mostrando solo il nome utente, il numero non c’è: l’assistente chiede il telefono come sulla chat del sito. Nome e telefono scritto bastano per qualificare il contatto.
• Chat del sito ed email: il numero lo scrive la persona, quindi lì l’assistente lo chiede. È l’unico dato che deve chiedere per forza.

Al telefono serve una condizione in più: che il chiamante chieda davvero di essere ricontattato o di parlare con qualcuno del team. Senza, ogni squillo diventerebbe un contatto da lavorare, perché il numero al telefono ce l’hai sempre. Chi chiede un orario, un prezzo o un confronto sta ancora guardandosi intorno: è una conversazione, e la trovi comunque in dashboard, ma non è un contatto da richiamare.

Il contatto viene registrato appena nome e telefono ci sono, senza aspettare la fine della conversazione: se poi la persona corregge un dato, o ne aggiunge uno, la scheda si aggiorna con l’ultima versione.

Configurazione

• Vai su **Assistente > Comportamento**: la sezione **Dati da raccogliere** c’è su ogni scopo dell’assistente. Quello che cambia con lo scopo non è se i dati esistono, ma come vengono chiesti: con lo scopo **Raccolta Contatti** l’assistente li chiede attivamente durante la conversazione, con gli altri scopi li chiede quando la persona vuole essere ricontattata o prenotare un appuntamento.
• Spunta i dati che vuoi far raccogliere: email, telefono, azienda, messaggio. Il **nome** è sempre spuntato e non si toglie: senza, la richiesta non arriva a nessuno. Tieni spuntato anche il **telefono**: con il nome, sono i due che rendono il contatto un lead utilizzabile. Con lo scopo **Raccolta Contatti** l’assistente chiede il telefono anche se non è spuntato: è ciò che, col nome, rende il contatto un lead.
• Gli stessi campi sono anche quelli che servono per fissare un appuntamento: il **nome** è sempre necessario, ed è sempre spuntato, e fra gli altri diventano obbligatori per prenotare l’email e il telefono, se li hai spuntati. Su WhatsApp e al telefono, quando il canale fornisce il numero, l’assistente lo compila da sé. Se hai spuntato il telefono, lo chiede a chi scrive col solo nome utente o chiama col numero nascosto.
• La pagina **Contatti** raccoglie le schede delle persone raggiungibili, con recapiti e cronologia. In **Conversazioni** ritrovi gli scambi e i dati raccolti; se hai collegato Google Sheets, i lead vengono sincronizzati in tempo reale sul tuo foglio.
• Per ogni nuovo contatto ricevi una notifica email all’indirizzo del tuo account TrueReply, con nome, recapiti e riassunto della conversazione. Fa eccezione il contatto che nasce da un appuntamento fissato in conversazione: lì la notifica non parte, perché l’appuntamento compare direttamente sul tuo Google Calendar e lo vedi da lì. L’invito via email alla persona è un’altra cosa e parte solo se l’email l’hai fra i dati da raccogliere e la persona l’ha lasciata: senza indirizzo, Google non ha nessuno a cui scrivere, e l’assistente lo sa e non promette un’email di conferma che non arriverebbe.

Personalizzazione del comportamento

L’assistente chiede i contatti in modo naturale, nel corso della conversazione. Puoi personalizzare le istruzioni libere per guidare il momento della richiesta (es. "chiedi i contatti solo quando l’utente mostra interesse all’acquisto").

Webhook verso CRM e sistemi esterni

Per inviare i lead direttamente al tuo CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, ecc.) puoi usare i webhook in uscita firmati HMAC-SHA256 e l’estrazione di variabili strutturate dalla conversazione: sono inclusi in tutte le linee (CHAT, VOICE). In alternativa l’export resta sempre disponibile via Google Sheets o email. Per CRM proprietari o integrazioni più profonde costruiamo la connessione su misura.