Legale

ADDENDUM SUL TRATTAMENTO DEI DATI

ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 8 giugno 2026

1. Premesse e ambito

Il presente Addendum sul trattamento dei dati (Addendum) disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Michele Bogoni, P.IVA 04555040239 (TrueReply o Responsabile), per conto del Cliente (Titolare) nell'ambito dell'erogazione del Servizio. Costituisce parte integrante dei Termini e Condizioni e si applica ogni volta che TrueReply tratta dati personali per conto del Cliente, in particolare in relazione al chatbot sul sito, all'assistente vocale in entrata e in uscita e al canale WhatsApp Business. In caso di conflitto con i Termini e Condizioni in materia di dati personali, prevale il presente Addendum.

2. Ruoli

Il Cliente è Titolare del trattamento dei dati personali dei propri utenti finali, contatti e destinatari. TrueReply è Responsabile del trattamento e tratta tali dati esclusivamente su istruzioni documentate del Titolare, costituite dai Termini e Condizioni, dal presente Addendum e dalle configurazioni impostate dal Cliente. Per i dati relativi al proprio account, alla fatturazione e all'utilizzo del Servizio, TrueReply agisce come autonomo Titolare, secondo l'Informativa Privacy.

3. Oggetto, durata, natura e finalità

  • Oggetto e natura: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione e cancellazione dei dati necessari all'erogazione del Servizio
  • Finalità: fornire le funzionalità di assistente AI testuale e vocale (in entrata e in uscita) e di messaggistica WhatsApp, inclusa la gestione di conversazioni, lead, campagne, opt-out e relative analisi
  • Durata: per tutta la durata del rapporto contrattuale e fino alla cancellazione dei dati

4. Categorie di interessati e di dati

  • Interessati: utenti finali del sito del Cliente, chiamanti e destinatari delle chiamate, contatti delle liste outbound, utenti che scrivono al numero WhatsApp del Cliente
  • Dati: dati identificativi e di contatto, contenuto delle conversazioni chat e voce, contenuto e metadati dei messaggi WhatsApp, metadati delle chiamate, attestazioni di consenso, elenchi di opt-out e di soppressione

Il Titolare si impegna a non utilizzare il Servizio per trattare categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne e reati, salvo tutele e basi giuridiche adeguate e istruzione documentata.

5. Obblighi del Responsabile

  • Trattare i dati solo su istruzione documentata del Titolare, salvo obblighi di legge
  • Garantire la riservatezza delle persone autorizzate al trattamento
  • Adottare misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR)
  • Assistere il Titolare nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22) e negli obblighi artt. 32-36
  • Notificare al Titolare senza ingiustificato ritardo ogni violazione dei dati personali
  • Mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 e consentire e contribuire alle attività di revisione e ispezione, con modalità ragionevoli e concordate

6. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza TrueReply a ricorrere ai sub-responsabili indicati nell'Informativa Privacy (Google Cloud, Anthropic, OpenAI, Telnyx, Meta Platforms per il canale WhatsApp, Stripe e gli altri ivi elencati). TrueReply impone a ciascun sub-responsabile obblighi equivalenti e resta responsabile del loro operato. TrueReply informa il Titolare di modifiche relative all'aggiunta o sostituzione di sub-responsabili, consentendo al Titolare di opporsi per motivi legittimi.

7. Trasferimenti extra-UE

Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR, in particolare tramite Clausole Contrattuali Standard e, ove applicabile, il Data Privacy Framework UE-USA. Il database principale è ospitato nell'Unione Europea.

8. Misure di sicurezza

TrueReply adotta le misure descritte nell'Informativa Privacy, tra cui cifratura in transito e a riposo, isolamento dei dati per cliente, controllo degli accessi e registrazione delle operazioni rilevanti.

9. Cancellazione e restituzione

Alla cessazione del Servizio, TrueReply, a scelta del Titolare, cancella o restituisce i dati trattati per suo conto ed elimina le copie esistenti, salvo obblighi di conservazione di legge. Salvo diversa istruzione, i dati del Cliente sono cancellati entro 30 giorni dalla cessazione del rapporto.

10. Contatti

Per ogni richiesta relativa al presente Addendum: info@truereply.it. Titolare del Servizio: Michele Bogoni, P.IVA 04555040239, Via Novella 5/E, 37032 Monteforte d'Alpone (VR).