Al telefono, sul sito e su WhatsApp: risponde con le informazioni della struttura, fissa, sposta e disdice le visite sulla tua agenda Google, e alla segreteria lascia solo quello che serve una persona.
Disponibilità vere, al telefono e in chat.
Orari, costi, preparazioni, con le tue informazioni.
Verifica che l’appuntamento sia suo, poi lo cambia.
9:30Su WhatsApp, a chi ha dato il consenso: chi non può risponde lì.
18:00
Centro Fisioterapico MeridiaLe ricordiamo la seduta di domani alle 11:00Chi chiama, chi scrive su WhatsApp e chi prenota dal sito finiscono sulla stessa agenda Google della struttura: prima di confermare, l’assistente rilegge la disponibilità di quel momento.
Chiamata in corsoAssistente AI00:58SBUn controllo, martedì mattina se si può.
Martedì 15 alle 9:30, signor Baldi. La conferma le arriva per email.
Visita · S. OrlandoPrima visitaVisitaControlloSe il paziente non può più venire, lo scrive o lo dice all’assistente: sull’agenda l’appuntamento si sposta al nuovo orario, non se ne crea un secondo, e se disdice il posto torna libero. Prima di toccare l’agenda verifica che l’appuntamento sia di chi lo chiede. Le due cose le accendi o le spegni tu, con due interruttori.
Buongiorno, ho l’igiene giovedì alle 10 ma non riesco. Si può spostare?
Risponde un assistente AI. Buongiorno, le risponde l’assistente AI dello Studio Dentistico Voraldi. Certo, signora Rizzo: ho libero venerdì 11 alle 9:30 o martedì 15 alle 17:00.
Venerdì alle 9:30.
Spostato: venerdì 11 settembre alle 9:30. Riceve l’aggiornamento per email.
La segreteria non deve scegliere fra chi è davanti e chi chiama: l’assistente risponde, prenota o spiega. Inserisci il tuo numero: ti chiama adesso e senti come risponde.
Chiamata in corso00:38
Poliambulatorio AldanaAssistente AI
Sto guardando l’agenda di giovedì…
Gli dai il listino delle prestazioni, le istruzioni per prepararsi agli esami, gli orari e le pagine del sito. Da lì risponde alle domande che oggi passano tutte dalla segreteria, e quando una cosa non c’è nei tuoi documenti lo dice e passa la richiesta.
Conoscenza
Quello che il tuo assistente sa: pagine del sito, documenti e contenuti scritti da te.
In vigore dal 1° gennaio 2026
Quanto costa una seduta, e devo portare qualcosa?
La seduta costa 55 euro. Porti abbigliamento comodo e l’eventuale prescrizione. Vuole prenotarla?
Lo mandi ai pazienti che hanno dato il consenso, dalla lista che gli dai tu: chi conferma è a posto; chi risponde che non può viene spostato lì, e il posto torna libero per un altro.
Se il paziente vuole parlare con qualcuno, l’assistente non lo trattiene: raccoglie nome, numero e motivo, avvisa subito la segreteria per email con il riassunto, e la segreteria richiama con calma.
TrueReply
Richiesta di ricontatto da una telefonata
Un chiamante ha chiesto di essere ricontattato da una persona del team.
Ricontattalo appena possibile ai recapiti qui sotto.
10/09/26 09:52
Alberto Fontana
+39 333 ••• 905
Chiede di essere richiamato per un’informazione sulla prenotazione di lunedì.
Imposti i giorni e le fasce in cui l’assistente risponde al telefono. Fuori orario la chiamata passa al numero di deviazione che indichi, oppure l’assistente comunica quando riaprite. Sul sito e su WhatsApp risponde sempre.
Orari e deviazione del centralino
Numero di deviazione
+39 045 ••• 640Se una cosa non è nei tuoi documenti, lo dice e passa la richiesta.
Prima di spostare o disdire controlla che l’appuntamento sia della persona che scrive.
Legge l’agenda di quel momento e resta dentro le fasce che hai impostato.
Chiamata in corsoAssistente AI00:27Potete alle 13?
Alle 13 non ho posto. Posso alle 12:00 o alle 15:30.
Il lunedì mattina, o dopo le feste.
00:4100:1900:5200:3300:2700:3600:1201:0400:0800:45
Conversazioni
Cerca contatto, numero o testoLa segreteria la apre e trova le chiamate già trascritte, i messaggi di WhatsApp e del sito, e chi ha chiesto di essere richiamato.
Due prodotti diversi, per esigenze diverse. Ti diciamo con onestà quale fa per te.
Google CalendarWhatsApp
Google Sheets
GmailPrenotazioni sull’agenda Google, risposte al telefono, sul sito e su WhatsApp, l’avviso alla segreteria per email e i contatti sul foglio Google: lo configuri tu in dieci minuti, senza nessuno che venga a installarlo.
oppure
I sistemi che incontriamo più spesso
Zucchetti
TeamSystem
Danea
Fattura24Il gestionale della struttura o il CUP con cui prenotate oggi, se non si possono collegare da fuori, un calendario che non è Google, più sedi e più reparti con regole proprie, un percorso di accettazione da costruire: lo realizziamo sul tuo sistema, ed è tuo.
Se il gestionale della struttura si può collegare da fuori, l’assistente ci parla così com’è; se non si può, il collegamento lo costruiamo noi. Te lo diciamo prima.
Il nostro assistente è qui in basso a destra: risponde subito, e non devi lasciare nessun dato. Fagli le domande che farebbe un tuo paziente, o quelle che faresti tu.
Taglie, disponibilità, resi, stato ordini: risponde dal catalogo.
Disponibilità, richieste speciali, ospiti nella loro lingua.
Qualifica i contatti, raccoglie budget e urgenza, fissa la call.
Più agenti, più marchi, integrazioni con CRM ed ERP.
Raccontale al nostro assistente AI: ti prepara un preventivo gratuito, in chat in due minuti, qualunque sia il tuo settore.
Su Google Calendar: scegli il calendario, le fasce, la durata delle visite, l’anticipo e il preavviso. Un calendario diverso da Google, o il gestionale della struttura, è un progetto su misura.
Ogni assistente lavora su un calendario. A seconda del piano puoi avere fino a tre assistenti nello stesso account, uno per sede o per reparto; oltre, o con logiche di accettazione articolate, si costruisce su misura.
Glieli dai tu: listino, pagine del sito, documenti e risposte scritte a mano. Risponde solo da lì, e quando non sa lo dice.
No: raccoglie nome, recapito e il motivo della richiesta come lo scrive il paziente. Non fa diagnosi, non chiede informazioni cliniche, e a ogni paziente dice subito che risponde un’AI.
Al telefono decidi tu: devia al numero che scegli oppure l’assistente comunica gli orari. Sul sito e su WhatsApp risponde sempre.
Per il telefono sì: un numero italiano dedicato all’assistente, con il prefisso che scegli, che affianchi al tuo. Su WhatsApp usi il numero che hai già.
Risponde nella loro lingua: oltre 30, al telefono e in chat, dalle tue informazioni in italiano.
Raccoglie nome, numero e motivo e avvisa subito la segreteria per email con il riassunto. Non trattiene nessuno.
Dipende dai canali e dal volume: i piani sono pubblici, con sette giorni di prova e disdetta quando vuoi. Solo i messaggi WhatsApp che parti tu per primo, come i promemoria, hanno una tariffa di Meta, che paghi direttamente a Meta senza ricarichi.
Trenta minuti sulla tua struttura, con chi ha costruito il sistema: per capire che cosa affidare all’assistente, come collegarlo all’agenda e che cosa cambia per chi sta al banco.
Ti rispondiamo entro un giorno lavorativo. Niente spam.