Che cosa fa l’assistente sul tuo calendario
Collegato Google Calendar dalla dashboard (Integrazioni → Google Calendar), l’assistente propone alla persona solo gli orari davvero liberi sul calendario che hai scelto, e quando la persona conferma crea l’appuntamento.
Sa fare anche le due cose che prima toccavano a te: spostare un appuntamento già fissato e disdirlo. Vale sulla chat del sito, su WhatsApp e al telefono. Non sull'email, ed è voluto: lì l'assistente prepara una bozza che sei tu ad approvare, quindi uno spostamento o una disdetta partirebbero prima che qualcuno abbia detto di sì — e una disdetta non si ritira. Sull'email l'assistente prenota e basta. Quando qualcuno chiede di spostare, l’assistente sposta l’appuntamento che esiste: non ne crea un secondo, e sul tuo calendario non restano due eventi per la stessa persona.
I due interruttori
Nella card Google Calendar della pagina Integrazioni, sotto Cosa può fare l’assistente, trovi due interruttori:
Partono accesi entrambi, anche sugli assistenti già attivi. Se ne spegni uno, l’assistente non riceve nemmeno lo strumento per compiere quell’azione: non può farla e non può prometterla, dice alla persona che per quella richiesta deve rivolgersi direttamente alla segreteria e si ferma lì.
Le modifiche a questi due interruttori si applicano con Salva configurazione, in fondo alla scheda, come il resto della configurazione di prenotazione.
Come verifica che l’appuntamento sia di chi lo chiede
Prima di spostare o disdire qualcosa, il sistema verifica che l’appuntamento sia davvero della persona con cui sta parlando. Non è l’AI a deciderlo: la verifica la fa il server, confrontando i dati con quelli dell’evento sul tuo calendario.
Se i dati non corrispondono, l’assistente dice soltanto che non trova nessuna prenotazione con quei dati e chiede di ripetere l’ultimo che ha ricevuto. Non dice mai quale dato non torna, e non dice mai se un appuntamento esista o no. È voluto: è ciò che impedisce a questa strada di diventare un modo per scoprire chi ha un appuntamento da te. Dopo tre tentativi a vuoto nella stessa conversazione l’assistente smette di chiedere e invita a contattare direttamente l’azienda.
Un evento che l’assistente non ha creato, e che non ha fra gli invitati la persona che sta parlando, non viene mai toccato: le tue riunioni private restano fuori anche quando il calendario collegato è il tuo principale.
Quali dati servono per prenotare
I dati che l’assistente chiede prima di fissare un appuntamento sono quelli che hai spuntato in Comportamento → Dati da raccogliere. Il nome serve sempre, anche se non è spuntato: senza, sul calendario ti resterebbe un evento senza intestazione. Gli altri campi che spunti diventano obbligatori per prenotare.
L’email non è obbligatoria. Se non la spunti, l’assistente prenota lo stesso: chiude sull’appuntamento — giorno, ora e quello che serve sapere — e non promette nessuna email di conferma, perché senza un indirizzo Google non ha nessuno a cui mandare l’invito. Se invece l’email c’è, la persona riceve il normale invito Google Calendar, e riceve l’avviso anche quando l’appuntamento viene spostato o disdetto.
Su WhatsApp e al telefono il numero lo conosce già il canale: l’assistente non lo chiede e lo compila da sé.
Se scolleghi e poi ricolleghi Google Calendar
Scollegare Google Calendar spegne le prenotazioni su tutti gli assistenti dell’account, ed è voluto: senza calendario non c’è disponibilità da leggere. Quando ricolleghi, le prenotazioni si riaccendono da sole sugli assistenti che erano stati spenti dallo scollegamento. Un assistente che avevi spento tu resta spento: quella scelta è tua e il sistema non la ribalta.