Chatbot per hotel con gestionale: quando serve il su misura

Un chatbot per hotel con gestionale va costruito su misura quando l’assistente deve fare più che leggere: scrivere la prenotazione nel gestionale durante la conversazione, restare allineato con il channel manager, servire più strutture con regole comuni, o collegarsi a un sistema che non è fatto per dialogare con altri programmi. Se invece il gestionale si collega già ad altri programmi e ti basta che l’assistente controlli le disponibilità mentre risponde e passi la richiesta alla reception, bastano le soluzioni pronte all’uso.

Prendiamo un caso ipotetico: un hotel di 60 camere sul lago di Garda, con la reception presidiata fino alle 22. Alle 23:17 una coppia tedesca in viaggio scrive su WhatsApp per chiedere se può fermarsi due notti in più, in una camera vista lago. Se l’assistente vede il gestionale risponde in tedesco con la disponibilità e la tariffa di quel momento; se non lo vede, raccoglie la richiesta completa e la reception la conferma la mattina dopo.

Perché il gestionale cambia la risposta

In un hotel strutturato la disponibilità non vive in un calendario ma nel gestionale delle camere (il PMS), spesso affiancato da un channel manager che tiene allineati prezzi e disponibilità fra i portali di prenotazione e il booking engine del sito. E la tariffa non è una: dipende dalla data, dall’occupazione, dagli eventi in città, dalla durata del soggiorno e dal canale.

Per questo un assistente che risponde a memoria su prezzi e disponibilità crea più problemi di quanti ne risolva: una camera già venduta su un altro canale, una tariffa superata. La regola pratica è che prezzi e disponibilità l’assistente li dà solo se li legge dal sistema che li tiene; altrimenti raccoglie la richiesta e la passa a chi conferma.

Che cosa fa l’assistente con le soluzioni pronte all’uso

Con un piano pronto all’uso l’assistente AI lavora per la struttura così:

• risponde agli ospiti sul sito, su WhatsApp e, con la linea VOICE, al telefono su un numero italiano +39 dedicato;
• parla oltre 30 lingue: puoi fissarne una oppure lasciare che risponda nella lingua dell’ospite, e le informazioni le scrivi una volta, in italiano;
• raccoglie la richiesta di prenotazione completa (date, persone, tipo di camera) e la passa alla reception con il riassunto, e la reception conferma;
• se il gestionale è fatto per collegarsi ad altri programmi, controlla le disponibilità mentre risponde;
• fissa gli appuntamenti della spa sull’agenda Google che colleghi, e li sposta o li disdice se l’ospite cambia idea;
• manda su WhatsApp i messaggi prima dell’arrivo e dopo la partenza agli ospiti che hanno dato il consenso;
• con più strutture, e a seconda del piano, lavora con più assistenti nello stesso account, ognuno con le sue informazioni, il suo numero WhatsApp e la sua agenda.

Al telefono l’assistente risponde a ogni ora, raccoglie la richiesta e avvisa subito la reception con il riassunto. Come lavora sulla linea telefonica è sulla pagina del centralino vocale AI.

La soglia: quando serve il su misura

La soglia non la decide il numero di camere: la decide che cosa deve fare l’assistente con il gestionale. Questa checklist la rende pratica.

Basta un piano pronto all’uso se:

• il gestionale si collega già ad altri programmi, oppure ti basta che l’assistente raccolga le richieste senza leggerlo;
• ti va bene che la prenotazione la confermi la reception, partendo dalla richiesta completa raccolta dall’assistente;
• gestisci una struttura, o poche strutture ciascuna con il suo assistente;
• i volumi dell’alta stagione stanno nei massimali del piano.

Serve il su misura se anche una sola di queste è vera:

• vuoi che l’assistente prenoti la camera nel gestionale durante la conversazione, e che legga o modifichi le prenotazioni esistenti;
• il gestionale, il channel manager o il booking engine non sono fatti per collegarsi ad altri programmi: installati in sede, raggiungibili solo da una rete privata, o usabili solo dalla loro interfaccia;
• vuoi che disponibilità e prenotazioni restino allineate nei due versi fra l’assistente, il gestionale e il channel manager;
• gestisci un gruppo di strutture con regole comuni e un gestionale condiviso, da un unico punto di contatto;
• al telefono vuoi che la chiamata passi direttamente alla reception, o alla persona di turno secondo il calendario del personale;
• vuoi un percorso automatico di proposte all’ospite (camera superiore, spa, esperienze) legato ai dati della sua prenotazione;
• i volumi superano i massimali dei piani.

Quando entrambe le strade coprono l’esigenza, si guardano tutte e due con la loro quotazione: il piano al prezzo pubblico del tier, il su misura con una stima sul tuo caso.

Come lavora un assistente che vede il gestionale

Il risultato, visto dall’ospite e dalla reception, segue sempre gli stessi passi:

1. l’ospite chiede date, persone e tipo di camera, nella sua lingua e sul canale che preferisce;
2. l’assistente legge dal gestionale disponibilità e tariffe di quel momento, non quelle di ieri;
3. propone le opzioni con prezzo, condizioni di cancellazione e servizi inclusi, e gestisce la controproposta dell’ospite;
4. con un collegamento su misura, quando l’ospite conferma scrive la prenotazione nel gestionale; se nel frattempo la camera è stata venduta su un altro canale se ne accorge e propone l’alternativa;
5. con un piano pronto all’uso, passa alla reception la richiesta completa, che la conferma.

I casi che chiedono una persona (un reclamo, una richiesta speciale, un ospite importante) vanno alla reception con il riassunto della conversazione, così chi riprende non deve rifare le domande.

Piano pronto all’uso o su misura, in breve

I piani pronti all’uso hanno un canone mensile e si configurano in autonomia in 10 minuti; il su misura lo costruiamo noi sui sistemi della struttura, resta di sua proprietà e, dopo la messa in funzione, si pagano i consumi reali senza canone di piattaforma. Sono due prodotti paralleli, e si sceglie quello che copre l’esigenza. Le due strade per una struttura ricettiva sono messe a confronto sulla pagina Hotel e strutture ricettive.

Il prossimo passo concreto

Riprendi la checklist e guarda da che parte sei finito.

• Se sei nel piano pronto all’uso: scegli la linea sulla pagina prezzi, la VOICE se vuoi anche il telefono, che parte da 149 euro al mese + IVA. L’assistente è attivo in 10 minuti, e durante la fase di lancio l’accesso a TrueReply è gratuito, senza carta e senza canone.
• Se sei nel su misura: apri la chat della pagina integrazioni su misura e racconta gestionale, channel manager, numero di strutture e volumi dell’alta stagione. Il preventivo parte da lì, con una stima sul tuo caso.
• Se sei a metà strada, con un gestionale che si collega ma la voglia di chiudere la prenotazione in chat: chiedi in chat le due quotazioni, piano e su misura, e confrontale sullo stesso caso.

TrueReply progetta e realizza assistenti AI per strutture ricettive, in chat e al telefono: con un piano li configuri tu, su misura li costruiamo sui tuoi sistemi.