Integrare Google Calendar con WhatsApp: l’assistente AI che prenota, sposta e disdice

Integrare Google Calendar con WhatsApp vuol dire che un assistente AI legge la tua agenda e fissa l’appuntamento dentro la chat, mentre il cliente sta già scrivendo, senza mandarlo su un link esterno. Con TrueReply l’assistente propone solo orari davvero liberi, crea l’evento sul calendario e, quando il cliente cambia programma, sposta o disdice lo stesso appuntamento. Funziona su WhatsApp e sulla chat del sito in ogni piano, e al telefono sulla linea con la voce.

Prendiamo un caso ipotetico: un centro di psicoterapia di Verona con due sedi e dieci terapeuti, dove la segreteria risponde su WhatsApp mandando il link delle disponibilità. Una potenziale paziente chiede un primo colloquio, apre il link, vede che il primo orario libero è fra sei giorni e chiude la pagina senza prenotare. Il centro non saprà mai di aver perso quella richiesta.

Perché il link di prenotazione fa perdere appuntamenti

Il link esterno spezza la conversazione. Il cliente stava scrivendo su WhatsApp e deve aprire una pagina, orientarsi fra giorni e orari, tornare indietro se nessuno gli va bene. A ogni passaggio qualcuno si ferma, e chi si ferma non lascia traccia.

Il link ha anche un secondo limite: mostra i buchi in agenda e basta. Non chiede il motivo del contatto, non distingue una prima visita da un controllo, non risponde a «quanto costa?» prima che la persona decida. Una conversazione fa tutte queste cose nello stesso posto in cui il cliente ha scritto.

Come funziona la prenotazione su WhatsApp, passo per passo

Il cliente scrive al numero WhatsApp della tua attività. Da quel momento l’assistente fa, in quest’ordine:

1. Riconosce che la persona vuole un appuntamento e raccoglie i dati che hai scelto tu: il nome sempre, poi email, azienda o motivo se li hai spuntati. Il numero di telefono, di norma, non lo chiede: su WhatsApp arriva con il messaggio.
2. Chiede una preferenza di giorno o di fascia oraria e legge il tuo Google Calendar.
3. Propone solo orari liberi, già filtrati dalle tue regole: fasce di lavoro, durata, pausa fra un appuntamento e l’altro, preavviso minimo.
4. Quando la persona sceglie, ricontrolla che l’orario sia ancora libero e crea l’evento sul tuo calendario, con i dati raccolti nella descrizione.
5. Conferma in chat con giorno, data e ora. Se la persona ha lasciato un’email, Google le manda l’invito da aggiungere al suo calendario; se non l’ha lasciata, l’assistente non promette nessun messaggio.

Tutto avviene nella stessa chat: nessuna pagina da aprire, nessun modulo. Google Calendar si collega dalla dashboard, senza strumenti intermedi da configurare, e il numero WhatsApp si collega in modalità Coexistence, quindi continui a usare l’app sul telefono. Come lavora l’assistente su questo canale lo trovi nella pagina Assistente AI su WhatsApp.

Un solo calendario per WhatsApp, sito, email e telefono

L’agenda è una sola, e l’assistente la usa su ogni canale che hai collegato:

• WhatsApp: prenota, sposta e disdice.
• Chat del sito: prenota, sposta e disdice.
• Email: prenota e basta. Lì l’assistente prepara una bozza che approvi tu, e una disdetta partita prima del tuo sì non si potrebbe ritirare.
• Telefono: l’assistente vocale prenota, sposta e disdice durante la chiamata, sulla linea VOICE.

Chi prenota sul sito e chi scrive su WhatsApp vedono gli stessi orari, e prima di scrivere sul calendario l’assistente ricontrolla che quello scelto sia ancora libero.

Spostare o disdire un appuntamento da WhatsApp

È la domanda che arriva subito dopo la prenotazione: «e se poi non posso venire?». Il cliente non deve telefonare né ritrovare la conversazione di allora. Scrive di nuovo, anche giorni dopo, e succede questo:

1. Scrive che vuole spostare o annullare l’appuntamento, con parole sue.
2. L’assistente verifica che l’appuntamento sia di chi lo chiede, e se serve chiede i dati con cui è stato preso.
3. Per uno spostamento propone gli orari liberi e, quando la persona sceglie, sposta l’evento che esiste già: sul calendario ne resta uno solo, al nuovo orario.
4. Per una disdetta cancella l’evento, e l’orario torna prenotabile per gli altri.
5. Conferma in chat con giorno e ora. Se la persona aveva lasciato un’email, Google le manda l’aggiornamento o l’avviso di annullamento.

Funziona anche per un appuntamento preso sulla chat del sito o al telefono, purché al momento della prenotazione la persona abbia lasciato almeno l’email o il telefono. Quando i dati non corrispondono, l’assistente non rivela niente dell’appuntamento: nessuno può usarlo per scoprire chi ha un appuntamento da voi.

Che cosa può fare l’assistente lo decidi tu

Nella scheda Google Calendar della dashboard ci sono due interruttori separati, «Può spostare gli appuntamenti» e «Può disdire gli appuntamenti», accesi di serie. Se ne spegni uno, l’assistente dice che non può farlo e invita a contattare direttamente la segreteria, senza toccare il calendario. In ogni caso lavora solo sugli appuntamenti della tua attività: non tocca un invito ricevuto da altri né un evento in cui chi scrive non compare, e non cancella un appuntamento già avvenuto, anche quando il calendario collegato è la tua agenda personale.

Le regole del calendario che evitano il caos

Un calendario in cui ogni buco è prenotabile ti crea problemi entro una settimana. Prima di accendere le prenotazioni imposta queste regole nella dashboard, per ogni assistente:

• Fasce orarie: i giorni e gli orari in cui ricevi, anche con più fasce nello stesso giorno.
• Durata dell’appuntamento: quella del tuo appuntamento tipo, per esempio 50 o 60 minuti.
• Pausa fra un appuntamento e l’altro: il tempo per chiudere una seduta e preparare la successiva. L’assistente non propone un orario attaccato a un impegno.
• Preavviso minimo: evita che qualcuno prenoti alle 9:45 per le 10. Per uno studio professionale 24 ore sono un riferimento ragionevole.
• Orizzonte: quanti giorni avanti si può prenotare, 30 di serie.
• Luogo: ogni fascia può avere la sua sede o la videochiamata su Google Meet, e l’assistente la comunica insieme all’orario.

Ferie e chiusure si segnano sul calendario come impegni occupati per tutta la durata, così l’assistente non propone quei giorni. L’assistente non inventa orari: propone solo quelli che il calendario e le tue regole lasciano liberi.

Quando ricevono più professionisti, anche in più sedi

In uno studio associato, in una clinica con più sedi o in un centro con più operatori, sulla chat e su WhatsApp l’assistente prenota per ciascun professionista:

• ogni persona ha il suo Google Calendar, le sue fasce e, se serve, la sua durata;
• puoi definire i servizi (prima visita, controllo, consulenza), ciascuno con la sua durata, e indicare chi li offre;
• se il cliente chiede una persona per nome, l’assistente cerca nella sua agenda; se va bene chiunque, propone gli orari seguendo l’ordine che hai deciso oppure a rotazione.

Ogni professionista trova l’appuntamento nella propria agenda Google, con i dati raccolti in chat. Spostamenti e disdette funzionano allo stesso modo su tutti i calendari del team.

Conferme e promemoria: l’invito di Google e il messaggio WhatsApp

Quando l’appuntamento nasce con un’email, Google manda alla persona l’invito con l’orario e il luogo o il link della videochiamata, e lei lo aggiunge al suo calendario. Se l’email non c’è, l’assistente conferma giorno e ora in chat e non annuncia messaggi che non arriverebbero.

Per il promemoria su WhatsApp si usa un’automazione: la scegli fra i modelli pronti, indichi il modello di messaggio approvato da Meta e decidi quando parte, per esempio 24 ore prima. Se l’appuntamento viene spostato, il promemoria segue il nuovo orario, e puoi fare in modo che non parta se l’appuntamento viene disdetto. Le tariffe di Meta sui messaggi le paghi direttamente a Meta, senza ricarico.

Anche «appuntamento spostato» e «appuntamento disdetto» possono far partire un’automazione: un’email di avviso a te, l’aggiornamento del tuo gestionale, un messaggio di cortesia.

Una prenotazione e uno spostamento, dentro la stessa chat

Ecco la richiesta del caso ipotetico, arrivata sul WhatsApp del centro con l’assistente collegato ai calendari dei terapeuti (nomi e indirizzi di fantasia).

Cliente: Buongiorno, avrei bisogno di un primo colloquio.

Assistente: Buongiorno. Il centro riceve nelle due sedi di Verona, in via Mazzini e in via Roma, oppure in videochiamata. Come preferisce?

Cliente: Di persona, in via Mazzini.

Assistente: Bene. Ha una preferenza per un terapeuta o va bene il primo disponibile? Mi lascia anche nome e cognome e un indirizzo email: le mando lì l’invito con l’orario.

Cliente: Va bene chiunque. Giulia Bianchi, giulia.bianchi@esempio.it

Assistente: Grazie. Il primo colloquio dura 60 minuti. Ha una preferenza di giorno o di orario?

Cliente: Dopo le 18, la settimana prossima.

Assistente: Ho questi orari liberi: martedì 10 novembre alle 18:30, mercoledì 11 novembre alle 19:00, giovedì 12 novembre alle 18:00. Quale preferisce?

Cliente: Mercoledì alle 19.

Assistente: Mercoledì 11 novembre alle 19:00 è prenotato: primo colloquio con la dottoressa Elena Rossi, nella sede di via Mazzini 12, Verona. Le arriva l’invito a giulia.bianchi@esempio.it.

Due giorni dopo, nella stessa chat:

Cliente: Buonasera, mercoledì non riesco più. Si può spostare?

Assistente: Certo. Vedo il suo primo colloquio di mercoledì 11 novembre alle 19:00. Sono liberi giovedì 12 novembre alle 18:00 e lunedì 16 novembre alle 18:30. Quale preferisce?

Cliente: Giovedì.

Assistente: Giovedì 12 novembre alle 18:00: l’appuntamento è stato spostato. Google le manda l’aggiornamento all’indirizzo email che ci ha lasciato.

In segreteria nessuno ha scritto niente. Sul Google Calendar della dottoressa Rossi c’è un appuntamento solo, al nuovo orario, con nome ed email della paziente nella descrizione.

Che cosa resta fuori di base, e come si aggiunge

Google Calendar è un’agenda, e alcune cose di base l’assistente non le fa. Quando servono, si costruiscono:

• Pagamenti e caparre: di base l’assistente prenota senza incassare. Se vuoi far pagare al momento della prenotazione, lo costruiamo su misura nel flusso della chat.
• Schede cliente complete: sull’evento finiscono nome e recapiti. Se il tuo gestionale è un servizio in cloud che accetta collegamenti esterni, l’assistente gli passa i dati già nei piani; un gestionale installato in ufficio, o una sincronizzazione nei due sensi, si collega su misura.
• Agende diverse da Google Calendar: di base l’assistente lavora su Google Calendar, e un’agenda diversa si collega con un progetto su misura.
• Fatture: restano nel tuo software di contabilità, oppure entrano in un’integrazione su misura.

Ciò che i piani non prevedono lo costruiamo sui sistemi che usi già. Che cosa si può collegare lo trovi nella pagina sulle integrazioni su misura.

Da dove partire

Prima di collegare il calendario scrivi le tue regole: fasce, durata, pausa, preavviso, orizzonte e, se ricevono più professionisti, chi offre quale servizio. Poi:

1. Collega Google Calendar dalla dashboard e riporta le regole nella scheda, seguendo la guida Gli appuntamenti su Google Calendar.
2. Collega il numero WhatsApp della tua attività con la guida Come collegare WhatsApp al tuo assistente AI.
3. Scrivi al tuo numero da un altro telefono: prenota, sposta e disdici come farebbe un cliente, e guarda che cosa compare sul calendario.

L’assistente AI di TrueReply fa tutto questo su WhatsApp e sulla chat del tuo sito, con lo stesso calendario e le stesse regole, e Google Calendar è compreso in ogni piano: i canoni sono nella pagina Prezzi.