Webhook firmati: come collegare l’assistente AI al CRM o al gestionale

Per collegare l’assistente AI al CRM o al gestionale basta un webhook firmato: ogni volta che nasce un contatto o si chiude una conversazione, TrueReply consegna i dati al tuo sistema nel momento in cui succede, con una firma che gli permette di riconoscere che arrivano davvero da noi e che nessuno li ha toccati. Non serve uno strumento nel mezzo: il collegamento è diretto, è incluso in tutti i piani e lo configura il tuo tecnico dalla dashboard.

Prendiamo un caso ipotetico per capire che cosa cambia. Venerdì sera il responsabile commerciale si accorge che dal mattino il CRM non riceve più contatti dal sito. Il passaggio fra l’assistente e il CRM era affidato a uno strumento intermedio, un campo è cambiato e la catena si è rotta senza avvisare nessuno.

Ogni passaggio in più fra chi raccoglie il dato e chi lo usa è un punto in cui la catena può rompersi, e spesso una fattura in più. Quando uno strumento intermedio conviene ancora, e quando conviene il collegamento diretto, lo spiega l’articolo integrazioni native o Zapier. Qui restiamo sul collegamento diretto: che cosa arriva, con quali garanzie e che cosa serve dal tuo lato.

Che cosa garantisce un webhook firmato

Un webhook è una consegna automatica: quando succede qualcosa, TrueReply manda i dati a un indirizzo del tuo sistema. Nessuna esportazione notturna da lanciare, nessun foglio da ricopiare: il dato arriva quando nasce.

Un indirizzo che accetta qualsiasi cosa, però, è un indirizzo a cui chiunque potrebbe mandare dati falsi. Per questo ogni consegna può portare una firma, che il tuo sistema sa verificare. La firma risponde a due domande:

1. La consegna arriva davvero da TrueReply? Sì, perché nessun altro può apporre quella firma.
2. I dati sono arrivati intatti? Sì, perché se qualcuno li cambia per strada la firma non torna più.

Se la firma non torna, il tuo sistema scarta la consegna. È la stessa garanzia che usano i servizi di pagamento per avvisare un negozio online di un ordine pagato: il tuo CRM riceve solo ciò che viene da noi, così come è partito.

Che cosa arriva al tuo sistema

Scegli tu a quali eventi rispondere, e a quali indirizzi mandarli. Gli eventi sono tre:

• un nuovo contatto: la prima volta che in una conversazione nasce un contatto, con i recapiti raccolti, il riassunto, il canale e il motivo, cioè se la persona ha chiesto di parlare con qualcuno o se il contatto è stato raccolto nel corso della conversazione;
• una conversazione conclusa: a fine chiamata o quando una chat resta ferma, con il riassunto e i dati raccolti; per le telefonate anche la trascrizione e la durata;
• un cambio di stato di un contatto: quando qualcuno del tuo team, o un’automazione, sposta un contatto da «Nuovo» a «In corso» o a «Concluso».

Il nuovo contatto arriva da qualunque canale (chat del sito, WhatsApp, email o telefono) e il tuo sistema sa sempre da dove viene; la conversazione conclusa vale per la chat, WhatsApp e il telefono. Il motivo del contatto è il dato su cui conviene instradare: chi ha chiesto di parlare con una persona va al commerciale subito, chi ha lasciato un recapito durante una domanda va nella coda normale.

I dati raccolti arrivano già in ordine

Oltre ai recapiti, puoi decidere quali informazioni l’assistente deve raccogliere durante la conversazione: il settore, l’urgenza, il prodotto che interessa, le tempistiche, il budget. Sono campi che definisci tu, e l’assistente li compila mentre parla, senza un copione rigido che chieda «adesso dimmi il budget».

Alla consegna questi dati arrivano già separati, uno per campo, pronti da mettere nelle proprietà del tuo CRM. Il tuo sistema non deve leggere frasi e indovinare dove sta il budget: lo trova nel suo campo. Gli stessi dati li ritrovi in dashboard e li possono usare le automazioni.

Un esempio, inventato ma tipico di uno studio di consulenza: alla fine di una chat sul sito il CRM riceve un contatto con nome, email e telefono, più tre campi già compilati, «settore: manifatturiero», «tempistiche: entro tre mesi», «decisore: sì». Il commerciale apre la scheda e sa già chi deve richiamare per primo.

Quando è l’assistente a chiamare il tuo sistema

Il webhook lavora dopo: consegna ciò che è successo. Durante la conversazione l’assistente può anche fare il contrario, cioè interrogare il tuo sistema e usare la risposta: controllare un ordine, verificare una disponibilità, registrare una richiesta di consulenza.

Per esempio, in una conversazione immaginaria: la persona scrive «va bene venerdì mattina, sono Laura Rossi, laura@esempio.it», l’assistente registra la consulenza nel tuo sistema e risponde «Perfetto, l’appuntamento è confermato per venerdì alle 10». Come funziona questo secondo verso, con esempi sui gestionali, lo racconta l’articolo sull’assistente AI che agisce sul gestionale.

Come si collega ai CRM più diffusi

Se il tuo CRM si collega da internet con interfacce pubbliche e documentate, come fanno i CRM in cloud più diffusi (HubSpot, Pipedrive, Zoho e molti altri), le soluzioni pronte all’uso lo collegano: il tuo sistema riceve il webhook firmato e crea il contatto, l’opportunità o il ticket con i dati che gli arrivano. Non è un connettore già pronto: è il tuo sistema a decidere che cosa fare dei dati.

Le regole di business (chi riceve il contatto, quali etichette, quali notifiche) vivono quindi nel tuo sistema, dove si leggono, si controllano e si cambiano.

Se invece il gestionale è installato in azienda, raggiungibile solo dalla rete interna o privo di un collegamento documentato, o se serve una sincronizzazione nei due versi con una mappatura dei campi, il collegamento si costruisce come progetto di integrazioni su misura, sul tuo sistema.

Un collegamento protetto e affidabile

Capita che il tuo sistema sia fermo: un aggiornamento, un server riavviato, un momento di traffico. Un fermo breve non ti fa perdere le consegne, e una consegna ripetuta si riconosce come tale, così lo stesso contatto non entra due volte nel CRM. Se invece il tuo sistema rifiuta i dati, per un indirizzo sbagliato o una configurazione da correggere, è il segnale che c’è qualcosa da sistemare dal tuo lato.

Il codice segreto che protegge le consegne lo scegli tu e lo inserisci in dashboard: lo conoscete solo voi e TrueReply, e puoi sostituirlo quando vuoi.

Dove ritrovi i dati

Il webhook è la strada verso i tuoi sistemi, non l’unico posto in cui i dati vivono. Le conversazioni restano in dashboard, con i dati raccolti, e i contatti hanno la loro scheda con lo stato. Se preferisci un foglio, ogni conversazione può finire anche in Google Sheets.

Per chi deve rispondere di come tratta i dati dei clienti, la consegna porta solo ciò che serve, e sugli account che trattano dati sanitari il contenuto delle conversazioni resta tutelato.

Due scenari, inventati ma tipici

Un e-commerce di arredamento di fascia alta riceve sul sito molte domande su misure, finiture e tempi di consegna. Prima i contatti arrivavano al CRM passando da uno strumento intermedio, con qualche minuto di ritardo e qualche rottura all’anno. Con il webhook diretto, ogni contatto nato in chat apre subito un’opportunità nel CRM, e l’email di benvenuto parte mentre la persona è ancora sul sito. Il tema del carrello abbandonato ha un suo articolo: recupero carrello con l’assistente AI.

Un’agenzia di consulenza con un team commerciale usa Pipedrive. Prima i moduli del sito arrivavano per email e qualcuno li ricopiava a mano, spesso ore dopo. Con il webhook firmato ogni contatto crea la persona e l’opportunità, con l’etichetta della pagina da cui è arrivato, e il commerciale giusto riceve la notifica in base al settore raccolto dall’assistente.

In entrambi i casi il guadagno non sta nella tecnologia: sta nel contatto richiamato quando è ancora caldo.

Soluzioni pronte all’uso o su misura: come scegliere

Webhook firmati, chiamate ai tuoi sistemi durante la conversazione e raccolta di dati strutturati sono inclusi in tutti i piani, CHAT e VOICE, senza differenze fra un taglio e l’altro. Bastano quando:

• il tuo CRM o gestionale si collega da internet con interfacce pubbliche e documentate;
• i volumi stanno nei massimali del piano;
• le regole su che cosa fare dei dati le gestisce il tuo sistema.

Il progetto su misura è la strada quando l’esigenza va oltre ciò che i piani prevedono:

• gestionali installati in azienda o senza un collegamento documentato, collegati chiavi in mano;
• sincronizzazioni nei due versi fra più sistemi;
• logiche che coinvolgono più sistemi nella stessa conversazione (disponibilità dal gestionale, storico dal CRM, ordine creato e conferma inviata);
• volumi oltre i massimali, infrastruttura dedicata, un sistema che resta di tua proprietà.

Le due strade fanno cose diverse, e nessuna è il gradino dell’altra. Se il lavoro è orchestrare un intero processo, dalla richiesta all’ordine, la pagina sull’automazione dei processi mostra che cosa costruiamo.

Che cosa prepara la tua azienda

Il collegamento lo segue il tuo tecnico, ma le decisioni che contano sono dell’azienda. Prima di partire servono:

• un referente tecnico che segue il collegamento dal vostro lato;
• un indirizzo del vostro sistema che riceve i dati;
• un ambiente di prova, per vedere i primi contatti prima di accendere tutto;
• l’elenco dei campi che oggi arrivano al CRM, a mano o con uno strumento intermedio, e di quelli che l’assistente deve raccogliere.

I passi tecnici, dal formato dei dati alla verifica della firma, il tuo tecnico li riceve scrivendo a info@truereply.it. Dopo qualche conversazione di prova, controlla con il commerciale che i contatti arrivino completi, con i campi al posto giusto, e solo allora accendi l’assistente sui canali.

Il passo successivo: il primo webhook di prova

Fai collegare al tuo tecnico un primo webhook verso un indirizzo di prova, su un solo evento, il nuovo contatto. Durante la fase di lancio crei l’account dalla pagina dei prezzi senza carta e usi il piano che scegli senza canone, e quando TrueReply diventerà a pagamento te lo diremo con almeno 7 giorni di anticipo. Con una chat di prova sul tuo sito vedi in pochi minuti il contatto arrivare nel CRM, firmato e già in ordine.

Se il tuo gestionale non ha un collegamento documentato, o il collegamento deve fare più di una consegna, la pagina sulle integrazioni su misura mostra che cosa costruiamo, e dall’assistente in basso a destra chiedi un preventivo: ti fa le domande giuste e ti dà una stima.